In het kort
- Wij vragen alleen de gegevens die nodig zijn om je kind aan een buurtgroep te koppelen.
- Telefoonnummers worden alleen binnen de eigen buurtgroep gebruikt en nooit verkocht of gedeeld voor advertenties.
- Aanmelden gebeurt door een ouder of verzorger, omdat kinderen onder 16 jaar geen zelfstandige toestemming kunnen geven.
- Voor een losse buitenspeelactiviteit vragen wij alleen de naam en leeftijd van het kind en de naam en het telefoonnummer van een ouder, geen e‑mailadres.
- Je kunt gegevens altijd laten inzien, aanpassen of verwijderen via info@buitenbuddies.org.
Deze samenvatting is een leeswijzer. Alleen de volledige tekst hieronder is juridisch bindend.
Wie is verantwoordelijk?
Buiten Buddies wordt beheerd door:
- Naam
- Sabrina Costermans
- E‑mailadres
- info@buitenbuddies.org
- Website
- www.buitenbuddies.org
- Postadres
- Kamerlingh Onnesstraat 12, 2014 EL Haarlem
- KVK-nummer
- Op aanvraag
Zij is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.
Buiten Buddies is een klein initiatief en is niet verplicht een functionaris voor de gegevensbescherming aan te stellen. Vragen over privacy gaan daarom rechtstreeks naar Sabrina.
Welke gegevens verzamelen wij?
Wanneer je jouw kind aanmeldt voor Buiten Buddies, verwerken wij de volgende gegevens.
Van het kind
- Voornaam, tussenvoegsel en achternaam
- Leeftijd
- Postcode
- Telefoonnummer
Van de ouder of verzorger
- Voornaam, tussenvoegsel en achternaam
- E‑mailadres
- Telefoonnummer
Bij een aanmelding als groepsbeheerder
- Voornaam, tussenvoegsel en achternaam
- Postcode
- Telefoonnummer
- E‑mailadres
- Of je ouder of andere vrijwilliger bent
Bij een aanmelding voor een losse activiteit
- Voornaam, tussenvoegsel en achternaam van het kind
- Leeftijd van het kind
- Voornaam, tussenvoegsel en achternaam van de ouder of verzorger
- Telefoonnummer van de ouder of verzorger
Bij dit formulier vragen wij bewust geen e‑mailadres en geen telefoonnummer van het kind. Contact over de activiteit loopt altijd via de ouder of verzorger.
Bij een aanmelding voor updates
- Voornaam, tussenvoegsel en achternaam
- E‑mailadres
Bij een bericht via het contactformulier
- Voornaam, tussenvoegsel en achternaam
- E‑mailadres
- De inhoud van je bericht
Bij gebruik van de website
Als je toestemming geeft voor analytische cookies, verwerken wij daarnaast technische gegevens over je bezoek, zoals een geanonimiseerd IP-adres, het type apparaat en de bezochte pagina's. Hoe dat werkt staat in ons cookiebeleid.
Waarom verzamelen wij deze gegevens?
Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor:
- Het mogelijk maken van deelname aan een Buiten Buddies-buurtgroep
- Het koppelen van kinderen uit dezelfde buurt
- Het faciliteren van buitenspeelafspraken via WhatsApp
- Het organiseren van losse buitenspeelactiviteiten en het weten wie er meedoet
- Het informeren van ouders over deelname en praktische zaken
- Het doen van kort, vrijwillig onderzoek naar de ervaringen en resultaten van Buiten Buddies
Wij verzamelen niet meer gegevens dan nodig is voor dit doel.
Op welke grondslag verwerken wij gegevens?
De AVG vraagt van ons dat wij per doel benoemen op welke wettelijke grondslag wij ons baseren.
| Verwerking | Grondslag |
|---|---|
| Aanmelding en deelname aan een buurtgroep | Toestemming, artikel 6 lid 1 sub a AVG |
| Updates per e‑mail | Toestemming, artikel 6 lid 1 sub a AVG, apart en vrijwillig gegeven |
| Aanmelding voor een losse buitenspeelactiviteit | Toestemming, artikel 6 lid 1 sub a AVG, gegeven door een ouder of verzorger |
| Aanmelding als groepsbeheerder | Toestemming, artikel 6 lid 1 sub a AVG |
| Vraag via het contactformulier of per e‑mail | Gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 sub f AVG, namelijk het kunnen beantwoorden van je vraag |
| Veiligheid en goed werken van de website | Gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 sub f AVG |
| Vragenlijst onder ouders over de ervaringen van hun kind | Toestemming, artikel 6 lid 1 sub a AVG, gegeven bij de aanmelding |
| Anonieme vragenlijst in de buurtgroep | Niet van toepassing: hierbij worden geen persoonsgegevens verwerkt |
Je kunt gegeven toestemming altijd intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor verwerkingen die daarvoor al hebben plaatsgevonden.
Gebruik van e‑mailadres voor updates (optioneel)
Alleen wanneer ouders hier expliciet toestemming voor geven, kan het e‑mailadres ook worden gebruikt om:
- Updates over Buiten Buddies te sturen
- Nieuwe activiteiten of initiatieven te delen
- Ouders betrokken te houden bij de groei van Buiten Buddies
Deze toestemming is vrijwillig en staat los van deelname. Ouders kunnen zich op elk moment afmelden.
In iedere e‑mail staat een afmeldlink. Afmelden kan ook door een bericht te sturen naar info@buitenbuddies.org.
WhatsApp-groepen en privacy
Buiten Buddies maakt gebruik van WhatsApp-groepen om buitenspelen te stimuleren.
Belangrijk om te weten voor ouders
- Telefoonnummers van kinderen worden alleen gebruikt binnen de buurtgroep
- De groep is uitsluitend bedoeld voor het maken van buitenspeelafspraken
- Iedere aanmelding wordt door een groepsbeheerder gecheckt om veiligheid te waarborgen
- Telefoonnummers worden niet gedeeld met derden
- Groepsbeheerders houden toezicht op veilig en respectvol gebruik
Zoals ook in de handleiding wordt benadrukt, is de app bedoeld om af te spreken en niet om te chatten.
Buurtgroepen met alleen ouders
Voor kinderen die jonger zijn dan 10 jaar werken wij met buurtgroepen waarin alleen ouders en verzorgers zitten. In die groepen zit dus geen enkel kind en verwerken wij ook geen telefoonnummers van kinderen.
In zo'n groep maken ouders onderling afspraken zodat hun kinderen samen buiten kunnen spelen. Voor deelname verwerken wij alleen de naam en het telefoonnummer van de ouder of verzorger. Verder gelden voor deze groepen dezelfde afspraken en bewaartermijnen als voor de andere buurtgroepen.
Belangrijk om te weten voor groepsbeheerders
Richtlijn delen externe activiteiten
De groepsapp is bedoeld om jongeren van 10 tot 16 jaar in de buurt te helpen bij het maken van buitenspeelafspraken, en is geen promotiekanaal. Omdat er minderjarigen in de groep zitten, gaan we zorgvuldig om met wat er wordt gedeeld.
Wat mag worden gedeeld?
Een externe activiteit mag incidenteel worden gedeeld wanneer:
- deze direct aansluit bij het doel van de groep, samen buiten bewegen of spelen
- de activiteit volledig gratis is
- er geen sprake is van commercieel belang, ledenwerving of promotie
- de activiteit in de betreffende buurt is en past bij de leeftijdsgroep
Daarnaast mag een anonieme vragenlijst van Buiten Buddies zelf worden gedeeld, bedoeld om te weten wat de groep ervan vindt. Dit gebeurt hooguit een paar keer per jaar en altijd op verzoek van de coördinator.
Wat delen we niet?
Deze berichten horen niet in de groepsapp:
- commerciële berichten of reclame
- activiteiten met inschrijfgeld of betaalde vervolgtrajecten
- structurele promotie van organisaties
- berichten namens externe partijen
- het delen van persoonsgegevens met derden
Berichten worden kort en feitelijk geformuleerd, zonder wervende toon.
Aanmelden voor activiteiten
Naast deelname aan een buurtgroep organiseren wij losse buitenspeelactiviteiten, bijvoorbeeld een buitenspeeldag of een spelmiddag in het park. Daarvoor staat op de website een kort aanmeldformulier per activiteit. Dat formulier staat los van de aanmelding voor een buurtgroep en van de aanmelding voor updates.
Voor een aanmelding voor een activiteit verwerken wij:
- Voornaam, tussenvoegsel en achternaam van het kind
- Leeftijd van het kind
- Voornaam, tussenvoegsel en achternaam van de ouder of verzorger
- Telefoonnummer van de ouder of verzorger
- De activiteit waarvoor je je aanmeldt, met de buurt en de datum
Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om de activiteit te kunnen organiseren, om te weten wie er meedoet en om contact op te kunnen nemen als er iets verandert aan de activiteit. Wij vragen bij dit formulier geen e‑mailadres en gebruiken deze gegevens niet om je updates te sturen.
De leeftijd van het kind vragen wij omdat bij een activiteit een leeftijdsgrens kan gelden. Het formulier controleert of de ingevulde leeftijd bij de activiteit past. Bij een activiteit voor alle leeftijden geldt die grens niet en mag ieder kind meedoen.
Aanmelden kan alleen met toestemming van een ouder of verzorger. Bij het aanmelden bevestig je daarom dat je de ouder of verzorger bent, dat je toestemming geeft voor deelname en dat je zelf verantwoordelijk blijft voor je kind tijdens de activiteit.
De aanmeldingen komen alleen in onze eigen beveiligde omgeving terecht. Wij delen deze gegevens niet met andere partijen dan de dienstverleners die in het hoofdstuk over derden staan, en wij verwijderen ze uiterlijk 3 maanden na de activiteit.
Onderzoek naar de resultaten van Buiten Buddies
Wij willen graag weten wat Buiten Buddies voor kinderen en buurten betekent. Daarom doen wij af en toe kort onderzoek onder deelnemers. Met de uitkomsten verbeteren wij het initiatief en laten wij aan gemeenten en andere betrokkenen zien wat het oplevert.
Anonieme vragenlijst in de buurtgroep
Wij delen soms een korte vragenlijst in de buurtgroep. Die vragenlijst is volledig anoniem. Wij verzamelen daarbij geen namen, geen e‑mailadressen en geen technische gegevens waarmee een deelnemer herkend kan worden. In het formulier staan de opties voor het verzamelen van e‑mailadressen en respondentgegevens uitgeschakeld.
Omdat wij hierbij geen persoonsgegevens verwerken, valt deze vragenlijst buiten de AVG. Meedoen is altijd vrijwillig en niemand hoeft te laten weten of hij heeft meegedaan.
Vragenlijst onder ouders en verzorgers
Wij kunnen ouders en verzorgers vragen een korte vragenlijst in te vullen. Wij benaderen hen daarvoor per e‑mail of via een WhatsApp-bericht, met de gegevens die zij bij de aanmelding hebben opgegeven. Ook deze vragenlijst is anoniem in te vullen: wij koppelen de antwoorden niet aan de persoon die ze heeft ingevuld.
Wij benaderen ouders alleen zolang wij hun gegevens nog bewaren volgens de termijnen in het hoofdstuk over bewaartermijnen. Wij bewaren gegevens dus niet langer om onderzoek te kunnen doen.
Wat wij met de uitkomsten doen
Wij gebruiken de uitkomsten uitsluitend om het initiatief te verbeteren en om te laten zien wat Buiten Buddies in de praktijk oplevert, bijvoorbeeld in een rapportage aan een gemeente. Wij publiceren nooit gegevens die naar een individuele deelnemer te herleiden zijn.
Donaties
Op de website kun je Buiten Buddies vrijwillig financieel steunen. Doneren verloopt volledig via onze crowdfundingpagina bij WhyDonate, een Nederlandse dienst voor crowdfunding en donaties. Klik je op de website op de doneerknop, dan openen wij het donatieformulier van WhyDonate in een venster op onze eigen pagina.
Belangrijk om te weten
- Wij verzamelen en verwerken zelf geen donatie- of betaalgegevens via de website
- De gegevens die je in het donatieformulier invult, gaan rechtstreeks naar WhyDonate en de betaaldienst die WhyDonate daarvoor gebruikt
- Wij hebben geen toegang tot je betaalgegevens en slaan die dus ook niet op
- Het donatieformulier laden wij pas nadat je toestemming hebt gegeven voor cookies van derden
WhyDonate is voor de gegevens die je in het donatieformulier invult zelf verwerkingsverantwoordelijke en geen verwerker in onze opdracht. Op die verwerking is daarom de privacyverklaring van WhyDonate van toepassing: https://whydonate.com/nl/privacy-en-cookies. Wij raden je aan die te lezen voordat je doneert.
Van WhyDonate ontvangen wij een overzicht van de donaties die aan onze campagne zijn gedaan. Daarin zien wij het bedrag en de gegevens die de donateur zelf zichtbaar heeft gemaakt, bijvoorbeeld een naam en een bericht. Doneer je anoniem, dan zien wij die gegevens niet. Deze informatie gebruiken wij uitsluitend voor onze eigen financiële administratie en voor een bedankje, en wij delen die niet met anderen. De uitbetaling van de donaties loopt via WhyDonate.
Gegevens uit dit overzicht bewaren wij niet langer dan nodig is voor onze administratie en niet langer dan de wettelijke bewaarplicht die voor financiële gegevens geldt.
Delen wij gegevens met derden?
Buiten Buddies verkoopt geen persoonsgegevens, gebruikt gegevens uitsluitend voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en deelt geen gegevens met commerciële partijen of adverteerders.
Om ons werk te kunnen doen gebruiken wij wel een aantal dienstverleners. Zij verwerken gegevens in onze opdracht en mogen die niet voor eigen doelen gebruiken. Dit noemt de AVG verwerkers. Met deze partijen zijn of worden verwerkersovereenkomsten gesloten.
| Partij | Waarvoor | Verwerking buiten de EER |
|---|---|---|
| Google (Google Sheets en Google Formulieren) | Opslag van aanmeldingen en het uitvoeren van anonieme vragenlijsten | Mogelijk, op basis van het EU-VS Data Privacy Framework |
| Meta (WhatsApp) | De buurtgroepen zelf en contact met ouders over deelname en onderzoek | Mogelijk, op basis van het EU-VS Data Privacy Framework |
| WhyDonate | Donaties via onze crowdfundingpagina | Nee, WhyDonate is een Nederlands bedrijf |
De hostingprovider van de website is VDX by team.blue. Deze partij staat niet in de tabel, want zij is geen verwerker: zij levert alleen de technische omgeving waarin de website staat. De e‑mailhosting ligt bij dezelfde partij, via het domein hostingserver.nl. De servers staan in de Europese Unie.
WhyDonate staat in deze tabel apart: die partij verwerkt de gegevens uit het donatieformulier niet in onze opdracht, maar als zelfstandig verantwoordelijke. Hoe dat werkt, staat in het hoofdstuk Donaties hierboven.
Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op vordering van politie of justitie.
Hoe lang bewaren wij gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor wij ze hebben gekregen. Hieronder staat per soort gegeven welke termijn wij aanhouden.
Concreet houden wij de volgende termijnen aan.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Aanmeldgegevens van kind en ouder | Zolang het kind deelneemt aan een buurtgroep in WhatsApp, en daarna uiterlijk 3 maanden |
| Telefoonnummer in de WhatsApp-groep | Van het kind tot de buitenspeelkoppeling tot stand is gebracht. Die van de ouder tot het kind de groep verlaat, en daarna uiterlijk 3 maanden. |
| Aanmelding voor een losse activiteit | Uiterlijk 3 maanden na de activiteit |
| Gegevens van groepsbeheerders | Zolang iemand groepsbeheerder is, en daarna uiterlijk 6 maanden |
| E‑mailadres voor updates | Tot je je afmeldt, daarna uiterlijk 1 maand |
| Vragen via het contactformulier of per e‑mail | Uiterlijk 12 maanden na afhandeling |
Wij verwijderen gegevens eerder als je daar om vraagt en er geen wettelijke plicht is om ze te bewaren.
Hoe beveiligen wij gegevens?
Wij nemen passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen:
- Beperkte toegang tot gegevens
- Gebruik van beveiligde apparaten en accounts
- Zorgvuldige omgang met contactgegevens
Aanvullend werken wij met tweefactorauthenticatie op de accounts waarin aanmeldingen staan, en hebben alleen Sabrina en de betrokken groepsbeheerder toegang tot de gegevens van een buurtgroep.
Rechten van ouders en kinderen
Je hebt altijd het recht om:
- Inzage te krijgen in persoonsgegevens
- Gegevens te laten aanpassen
- Gegevens te laten verwijderen
- Toestemming in te trekken
Daarnaast heb je op grond van de AVG het recht op beperking van de verwerking, het recht van bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en het recht op overdraagbaarheid van gegevens.
Neem hiervoor contact op via: info@buitenbuddies.org
Wij reageren binnen 1 maand op je verzoek. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij je vragen je verzoek te sturen vanaf het e‑mailadres dat bij ons bekend is.
Geen geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten over mensen op basis van geautomatiseerde verwerkingen en maken geen profielen van kinderen of ouders. Het koppelen van kinderen aan een buurtgroep gebeurt handmatig door een groepsbeheerder.
Toestemming en verantwoordelijkheid
Bij aanmelding geef je toestemming voor het verwerken van gegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. Ouders en verzorgers blijven te allen tijde verantwoordelijk voor hun kind tijdens het buitenspelen. Deelname aan Buiten Buddies is vrijwillig.
Klachten
Heb je een klacht over hoe wij omgaan met persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
De Autoriteit Persoonsgegevens is bereikbaar via autoriteitpersoonsgegevens.nl
Wijzigingen
Buiten Buddies kan dit privacybeleid aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op de website.
Bovenaan deze pagina staat wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt. Bij een belangrijke wijziging informeren wij ouders die zich hebben aangemeld voor updates.
Vragen
Heb je vragen over dit privacybeleid? Neem gerust contact op via e‑mail: info@buitenbuddies.org
Nog een vraag?
Sabrina leest zelf de e‑mail. Je krijgt altijd antwoord van een mens, niet van een systeem.